1. Objetivo:

Establecer los lineamientos para la solicitud, evaluación y autorización del pago anticipado o emisión de carta de retiro de cesantías de los colaboradores, de conformidad con la legislación colombiana vigente.

2. Alcance:

esta política aplica para todos los colaboradores con contrato a término indefinido con Enmedio Comunicación Digital y sus filiales en otros países.

3. Marco Legal

Esta política se fundamenta en el Código Sustantivo del Trabajo, Ley 50 de 1990, y demás normativas vigentes en Colombia sobre la destinación de cesantías.

4. Escenarios de retiro anticipado o emisión de carta de retiro de cesantías

El pago anticipado de cesantías o su retiro, solo se autorizará en los siguientes casos permitidos por la ley:

1. Adquisición, mejora o liberación de gravamen hipotecario de vivienda
2. Construcción de vivienda en terreno propio
3. Educación superior del colaborador, su cónyuge o hijos
4. Casos de calamidad doméstica comprobada

5. Requisitos y documentación necesaria

Para solicitar el retiro anticipado o pago de cesantías, el colaborador deberá presentar los siguientes documentos, según el caso:

5.1. Adquisición de vivienda

• Copia del contrato de compraventa.
• Certificación de la entidad financiera o fiduciaria sobre el crédito hipotecario aprobado.
• Copia de la escritura pública o promesa de compraventa.
• Documento que certifique la destinación de los fondos para la compra del inmueble.

5.2. Construcción o mejora de vivienda

• Certificado de libertad y tradición del inmueble con vigencia no mayor a 30 días.
• Licencia de construcción expedida por la autoridad competente (si aplica).
• Cotización o presupuesto detallado de la obra.
• Carta de la empresa constructora o del profesional responsable de la obra.

5.3. Liberación de gravamen hipotecario

• Certificación bancaria sobre el saldo del crédito hipotecario.
• Copia del documento que acredite la titularidad del inmueble.

5.4. Educación superior

• Certificado de matrícula de la institución educativa aprobada por el Ministerio de Educación Nacional.
• Documento de costos de matrícula o pensión.
• Recibo de pago (si aplica).

5.5. Calamidad doméstica

• Carta de solicitud explicando la situación.
• Soportes que evidencien la calamidad (certificado médico, informe de desastre natural, denuncia de pérdida de bienes, entre otros).

6. Procedimiento para las solicitud y aprobación

1. El colaborador deberá presentar su solicitud por escrito o a través de correo electrónico con carta formal adjunta, al área de Gestión Humana, anexando la documentación correspondiente.
2. Gestión Humana y/o el área de nómina revisará la solicitud y verificará el cumplimiento de los requisitos.
3. En caso de ser aprobada, la empresa emitirá la carta de autorización de retiro de cesantías.
4. El colaborador deberá presentar la carta al fondo de cesantías respectivo para que se haga efectivo el pago.
5. Gestión Humana y el área Administrativa archivará una copia de la solicitud y la autorización en el expediente del colaborador.

7. RESPONSABILIDADES

• Colaborador: Presentar la solicitud con los documentos requeridos y dar un uso adecuado a los fondos retirados.
• Gestión Humana / nómina: Revisar y validar la documentación, emitir la carta de autorización en caso de cumplimiento de requisitos y llevar registro de las solicitudes aprobadas.
• Empresa: Garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente y el debido proceso en la autorización de cesantías anticipadas.

8. DISPOSICIONES FINALES

• La empresa se reserva el derecho de rechazar solicitudes que no cumplan con los requisitos establecidos.
• Cualquier falsedad en la documentación presentada será motivo de acciones disciplinarias conforme al reglamento interno de trabajo.
• Esta política entra en vigencia a partir de su publicación y podrá ser modificada en caso de cambios normativos o necesidades de la empresa.

Fecha de entrada en vigor: 01-01-2025

Aprobado por: